10 conseils pour mieux s'organiser !
samedi, septembre 12, 2020
Chaque année, pendant l'été, je suis débordée. Mon level d'organisation descend en flèche avec les beaux jours. Du coup, la rentrée, c'est toujours l'occasion pour moi de remettre les compteurs à zéro.
Je vous partage mes 10 petites astuces pour gagner en organisation et atteindre vos objectifs !
Ne pas oublier ces objectifs !
Ça paraît être une évidence, n'est ce pas ? Néanmoins, combien d'entre nous ont pris de bonnes résolutions le premier janvier et l'avaient déjà oublié fin du mois ?
C'est très bien de se fixer un objectif, mais il faut se le remémorer quotidiennement, pour que chaque jour soit une occasion pour avancer vers cet objectif.
Si vous souhaitez, par exemple, ne plus être en retard pour vos comptes-rendus mensuels pour votre travail. Fixez vous l'objectif de faire un court compte-rendu chaque fin de semaine. Dans mon article Comment créer son vision board et atteindre ces objectifs ? , je vous explique comment créer un objectifs efficace et comment se le remémorer quotidiennement grâce à la réalisation d'un vision board.
Utiliser un outil unique
Pour mieux s'organiser, on a souvent tendance à noter nos tâches dans plein d'endroits différents. On se met un rappel dans le téléphone, on le note sur le calendrier, on ajoute un post-it mémo sur son ordinateur, ...
C'est la plus grande erreur que font les gens, car à multiplier les sources d'information, on se disperse et on risque d'oublier une tâche à faire.
Que vous souhaitiez avoir un agenda papier, ou un agenda électronique sur votre téléphone, ou encore un bullet journal, tout est faisable à condition de se fixer un outil et de l'utiliser exclusivement.
Parmi mes outils préférés, j'aime beaucoup le bullet journal, que vous pouvez adapter selon vos taches annuelles, mensuelles ou quotidiennes. Mais il faut avoir conscience que c'est un outil qui prend du temps.
Personnellement j'utilise l'application Click Up, qui est un équivalent de Trello. Il vous permet de faire des listes, de vous fixer des dates limites et de mettre de rappels.
Vous pouvez aussi utiliser : iCalendar si vous avez un iPhone, Google Calendar, Trello, un agenda papier, ... L'important est de centraliser les informations, tâches et rendez-vous dans un seul endroit pour mieux visualiser comment organiser votre journée.
C'est la plus grande erreur que font les gens, car à multiplier les sources d'information, on se disperse et on risque d'oublier une tâche à faire.
Que vous souhaitiez avoir un agenda papier, ou un agenda électronique sur votre téléphone, ou encore un bullet journal, tout est faisable à condition de se fixer un outil et de l'utiliser exclusivement.
Parmi mes outils préférés, j'aime beaucoup le bullet journal, que vous pouvez adapter selon vos taches annuelles, mensuelles ou quotidiennes. Mais il faut avoir conscience que c'est un outil qui prend du temps.
Personnellement j'utilise l'application Click Up, qui est un équivalent de Trello. Il vous permet de faire des listes, de vous fixer des dates limites et de mettre de rappels.
Vous pouvez aussi utiliser : iCalendar si vous avez un iPhone, Google Calendar, Trello, un agenda papier, ... L'important est de centraliser les informations, tâches et rendez-vous dans un seul endroit pour mieux visualiser comment organiser votre journée.
Se créer une To Do List
Après avoir centralisé toutes vos tâches et votre planning, créez-vous une To Do List détaillée. Mieux vaut se faire une longue liste détaillée, que d'avoir de grosses tâches qui vous prendront du temps.
Pour être plus motivée et avancer plus vite dans ma To Do List, j'ai deux astuces :
Tout d'abord, mes 3 premières tâches sont des choses rapides à faire ou alors des tâches qui ne nécessitent pas ma présence physique (par exemple la lessive, je lance ma machine et je peux passer à une autre tâche). Ainsi, j'ai l'impression de faire les premières tâches rapidement et d'avancer à grands pas dans ma liste de tâche.
Ensuite, je priorise mes tâches et je m'y tiens. Ma quatrième tâche sera la tâche la plus importante de la journée, puis les tâches sont de moins en moins importantes. De cette manière, si je n'ai pas le temps de faire toutes les choses que je m'étais fixée, je en serais pas déçue car ce seront des tâches peu importantes. Je n'aurais pas le sentiment de ne pas avoir avancé dans ma journée.
Programmer sa journée la veille
C'est l'une de mes astuces pour être sereine et mieux organisée : je relis mon planning le soir, et je fais ma To Do List avant d'aller me coucher.
Cela me permet d'anticiper plusieurs choses : premièrement je peux préparer ma tenue et mon sac à main selon mes tâches à venir. Ainsi je ne suis pas en stress me matin même a la recherche désespérée de mon porte-monnaie, ou je ne me retrouve pas avec un appareil photo sans batterie.
Cela me permet aussi, dès mon réveil de savoir par quelle tâche je vais commencer ma journée et de ne pas perdre de temps à m'organiser.
Visualiser sa journée
De la même manière que je me visualise quotidiennement entrain d'atteindre mes objectifs, j'utilise aussi la visualisation pour ma journée à venir. Je m'imagine passer une bonne journée, réaliser mes tâches avec succès et avoir une journée productive et positive. Je me concentre sur les émotions que je souhaite ressentir dans la journée : de la satisfaction, de la motivation et de l'énergie.
Ainsi je commence ma journée avec cet état d'esprit.
Vous pouvez retrouver plus en détail ma méthode de visualisation avec le vision board sur mon article Comment atteindre ces objectifs ?
Ainsi je commence ma journée avec cet état d'esprit.
Vous pouvez retrouver plus en détail ma méthode de visualisation avec le vision board sur mon article Comment atteindre ces objectifs ?
Se fixer des échéances
Afin de s'organiser efficacement sur de grands projets, il est important de se fixer des échéances précises à moyen terme.Par exemple, pour mon mémoire, je m'obligeais à travailler une heure par jour dessus, et je me mettais des échéances pour des parties précises à la fin de chaque semaine. De cette manière, j'ai pu avancer pas à pas, sans me retrouver avec une grosse quantité de travail à réaliser à l'approche de ma date finale de retour.
Subdiviser votre travail et vous fixer des échéances pour chaque tâche, va vous imposer une obligation personnelle à la réaliser.
Avoir une date limite à court terme va aussi vous obliger à avancer dans vos tâches. Rendre un dossier pour dans plusieurs mois entraine souvent la pensée "j'ai le temps, je pourrais m'y mettre demain", en vous fixant une date limite plus proche pour une partie de votre travail, vous différerez moins cette tâche.
Communiquer avec son entourage
S'organiser est une très bonne chose, néanmoins, combien de fois avez-vous été perturbés dans votre organisation parce qu'un membre de votre famille vous demandait un service ? Ou bien parce qu'une amie vous proposait de sortir ensemble ? Ou encore, parce que votre petit ami voulait sortir manger avec vous au restaurant ?
Il est important de vous organiser, mais il est aussi important d'exprimer à votre entourage que vous serez occupé. Cela vous permettra de ne pas être interrompue à chaque demande, mais cela vous permettra aussi de ne pas être tenté de tout laisser tomber.
Je vous conseille d'annoncer à l'avance à votre famille que, le matin, vous travaillerez sur une tâche et que vous ne voulez pas être dérangé. Ainsi, vous avancerez mieux et vous pourrez vous tenir à votre organisation initiale.
Il est important de vous organiser, mais il est aussi important d'exprimer à votre entourage que vous serez occupé. Cela vous permettra de ne pas être interrompue à chaque demande, mais cela vous permettra aussi de ne pas être tenté de tout laisser tomber.
Je vous conseille d'annoncer à l'avance à votre famille que, le matin, vous travaillerez sur une tâche et que vous ne voulez pas être dérangé. Ainsi, vous avancerez mieux et vous pourrez vous tenir à votre organisation initiale.
Se coucher et se réveiller tôt
C'est l'un des principes fondamentaux du Miracle Morning, et je ne peux pas vous cacher que ça a changé mon organisation du tout au tout !
Avant, je fixais l'heure de mon réveil de manière rétroactive. c'est à dire que si je commençais le travail à 9h, je comptais, moins une heure de trajet, moins trente minutes de préparation, donc je me levais à 7h30. C'est la manière dont la plupart des gens s'organisent. Sauf que cela implique que vous n'avez pas une minute de disponible en cas d'imprévu, et le moindre contre-temps sera une source de stress et de perte de temps.
Aujourd'hui, je me couche tôt et je me lève tôt.
Le soir, je suis rarement productive, en général je chill devant Netflix... En me couchant plus tôt, j'arrive à me lever plus tôt, environ vers 5h du matin. De cette manière j'ai le temps d'avancer sur plusieurs petites tâches, et même les jours ou je ne suis pas à la maison pendant 14 heures, j'ai réussi à avoir une journée productive !
Avant, je fixais l'heure de mon réveil de manière rétroactive. c'est à dire que si je commençais le travail à 9h, je comptais, moins une heure de trajet, moins trente minutes de préparation, donc je me levais à 7h30. C'est la manière dont la plupart des gens s'organisent. Sauf que cela implique que vous n'avez pas une minute de disponible en cas d'imprévu, et le moindre contre-temps sera une source de stress et de perte de temps.
Aujourd'hui, je me couche tôt et je me lève tôt.
Le soir, je suis rarement productive, en général je chill devant Netflix... En me couchant plus tôt, j'arrive à me lever plus tôt, environ vers 5h du matin. De cette manière j'ai le temps d'avancer sur plusieurs petites tâches, et même les jours ou je ne suis pas à la maison pendant 14 heures, j'ai réussi à avoir une journée productive !
Faire du batching
Le "batching" c'est une technique d'organisation qui consiste à regrouper des tâches similaires. Par exemple, si vous devez pour votre job répondre à des emails, plutôt que de vous rendre sur votre boîte mail à chaque notification, programmez-vous un temps et répondez à tout vos mails.
C'est personnellement ce que je fais depuis quelque temps, et j'ai vraiment pu observer un gain de temps et d'énergie.
Concrètement je me fixe 1 heure pour répondre à tous mes mails : demandes de partenariats, construction de projets, répondre aux questions, ... Ensuite, je ferme ma messagerie, et surtout, je désactive les notifications sur mon téléphone. De cette manière je ne suis pas déconcentrée dans ma tâche, je m'impose ce temps comme une routine matinale avant de me lancer dans de plus gros projets. Cela me permet aussi, lorsque je suis en train de faire une autre tâche, comme par exemple rédiger cet article, de ne pas me faire interrompre par une notification de mon téléphone.
Le batching peut être un très bon outil, mais ne correspond pas forcément à tous pour toutes les tâches. J'ai découvert cette technique d'organisation grâce à Safia sur son podcast My Trendy Lifestyle. Par exemple, elle explique qu'elle rédige l'ensemble de ces articles pour le mois à la suite, ou que certaines personnes filment toutes leurs vidéos YouTube de l'année sur les 2 mois. En ce qui me concerne, regrouper à ce point les tâches est trop pour moi. Car à un moment donné, j'ai envie de changer de tâche et de me consacrer à autre chose.
Le tout est d'essayer les outils que vous trouvez, de les adapter à votre envie pour créer votre organisation optimale pour vous !
Respirer ... et reprogrammer !
Améliorer son organisation, oui, mais se stresser, non.
Lorsque l'on commence à se pencher sur son organisation, on a souvent l'impression que l'on pourra faire mille tâches dans sa journée. Et si l'on n'y arrive pas, on peut se retrouver déçue voire désespérée ou stressée. Ce sentiment sera bien moins présent si vous avez fait vos tâches les plus importantes en début de journée.
Il faut parfois aussi savoir prendre du recul : "ok je n'ai pas eu le temps de faire cette tâche". Qu'est-ce qu'on en fait à ce moment-là ? Est-ce que je devais impérativement la faire aujourd'hui ? Dans ce cas-là, il faut repenser notre organisation de la journée : Qu'est-ce que j'aurais pu faire autrement ? Qu'elle tâche aurait pu être remplacée par celle que je n'ai pas faite ?
Ou bien la reprogrammer : Est-ce que je peux la faire demain ? Et dans ce cas-là, je la mettrais en tête de ma To Do List. Est-ce que je peux la remettre à plus tard ?
Dans tous les cas, respirez un bon coup, et engagez vous personnellement à faire de votre mieux pour ne pas vous retrouver à nouveau dans cette situation.
Et toi, quelles sont tes astuces pour réussir à mieux t'organiser ?
Est-ce que nous avons des astuces en commun ?
Retrouve encore plus d'articles pour mieux progresser dans la vie : ma Bucket List, 3 ans après ou encore 10 podcasts à écouter au quotidien !
19 commentaires
Bonjour merci pour ces bons conseils ! Le batching je ne connaissais pas le mot ! Se coucher tôt ah difficile pour moi ! Bises belle journée
RépondreSupprimerTout est une question d'organisation et d'habitudes. Moi aussi, initialement j'avais du mal a me coucher tôt !
Supprimercoucou
RépondreSupprimerah bah j arrive plus à m organiser donc la to do va être ma meilleure amie !
bisous
N'hésite pas à me donner ton retour après avoir essayé mes astuces ! ;)
Supprimerje suis à fond liste perso :) mais j'avoue que ton idée du batching est bien vue !!!
RépondreSupprimerMoi aussi ! Sans les To Do List ma vie serait bien désorganisée ! N'hésite pas à me partager ton avis après avoir testé le batching ;)
SupprimerMerci beaucoup pour ct article qui me sera bien uytile
RépondreSupprimerAvec plaisir !
SupprimerCoucou, merci pour ces conseils j'en ai bien besoin en ce moment !
RépondreSupprimerC'est un plaisir ! J'espère que mes astuces pourront t'aider !
SupprimerHello j'avoue que je ne suis pas du tout désorganisée mais parce que j'ai du mal à mettre mon cerveau sur off. Je fais bcp d'insomnie car je pense trop à mon organisation ou autre et ça me fatigue haha.
RépondreSupprimerJ'ai aussi eu une phase comme ça... La To Do List a tout son intérêt ! Quand mon cerveau cogite trop, je note tout sur ma liste et je peux m'endormir sereinement sans avoir peur d'oublier quoi que ce soit. :)
SupprimerHello la to do list est mon amie, l'agenda papier et téléphone et je note plein de choses.
RépondreSupprimerN'hésite pas à utiliser d'autres outils, comme le bullet journal ou des applis. Pour fusionner ton agenda et ta to do list en un seul endroit unique ;)
SupprimerCe sont de très bonnes idées à mettre en place effectivement lorsque l'on manque d'organisation. Pour ma part j'arrive à gérer ;)
RépondreSupprimerTant mieux ! Si un jour tu te trouve en difficulté, n'hésite pas a revenir t'inspirer ici ;)
SupprimerCc je suis une pro de la to do list et des agendas papier et téléphone, merci grace a toi j ai appris de nouveaux mots. Merci des conseils
RépondreSupprimerHello, ton article tombe à pic avec cette rentrée je voulais prendre de bonnes résolutions et l'organisation en fait partie, je suis plutôt intuitive mais j'aimerais être plus organisée pour optimiser mon temps :)
RépondreSupprimerJ'ai beaucoup aimé ton article. Perso, je suis une accro des to do list :)
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